Trước hết, bài viết khuyến khích bạn nên đọc để nắm rõ quy định về xử lý hóa đơn khi phát hiện sai sót: Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 123, Thông tư 78

Khi có xảy ra sai sót đối với hóa đơn thì sẽ phát sinh các nghiệp vụ như, Điều chỉnh, Thay thế, Hủy hóa đơn. Vấn đề liên quan đặt ra là đối với nghiệp vụ nào thì cần phải gửi thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT?

Để trả lời cho câu hỏi này cần tách biệt ra từng nghiệp vụ riêng biệt 

1. Điều chỉnh hóa đơn và Thay thế hóa đơn là nghiệp vụ mà hóa đơn bị sai sót sẽ bị điều chỉnh hoặc thay thế bởi hóa đơn khác. Và ở đây có một mối liên hệ rất rõ ràng giữa hóa đơn bị điều chỉnh với hóa đơn điều chỉnh; giữa hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế.

Từ đặc điểm này có thể thấy rằng, việc làm thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT đối với việc Điều chỉnh hoặc Thay thế là không nhất thiết mà việc quan trọng và ưu tiên cần làm đó chính là nghiệp vụ mà mình muốn: Nghiệp vụ Điều chỉnh hoặc Thay thế

Mẹo: eHoaDon Online giúp chúng ta thực hiện nhanh nghiệp vụ Điều chỉnh hoặc Thay thế hóa đơn vô cùng dễ dàng

Chúng ta chỉ cần click vào biểu tượng xem trước hóa đơn (biểu tượng hình con mắt) ngay tại dòng hóa đơn bị sai sót cần Điều chỉnh hoặc Thay thế đó để mở nhanh giao diện chức năng cho phép thực hiện các nghiệp vụ Điều chỉnh hoặc Thay thế.  

2. Hủy hóa đơn

Đây là trường hợp hóa đơn bị sai nên cần hủy đi; hoặc do việc người mua hàng từ chối hoặc hủy đơn hàng. Có thể thấy rằng nghiệp vụ hủy hóa đơn chỉ đơn thuần là vô hiệu hóa tính pháp lý của chính cái hóa đơn đó đi, và nó không cho thấy rõ có sự liên hệ nào với các hóa đơn khác. 

Cũng chính vì thế khi muốn hủy nó chúng ta cần phải tạo thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT gửi đến Cơ Quan Thuế với mục đích của thông báo là Hủy. Khi nhận được thông báo này thì hệ thống của Cơ Quan Thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp Giải Trình cũng thực hiện việc gửi thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT đến Cơ Quan Thuế tương như trường hợp Hủy nhưng  mục đích của thông báo được click chọn là Giải Trình.

Mẹo: eHoaDon Online giúp bạn thực hiện nhanh việc gửi thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT với chỉ 1 cái click. Bạn chỉ cần nhấn vào nút biểu tượng thông báo sai sót ngay tại dòng hóa đơn bị sai sót cần thông báo đó để mở ra giao diện thông báo sai sót.

Câu hỏi liên quan: Ngày của hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh nên là ngày nào?

Như chúng ta đều biết rằng không ai có thể biết được lúc nào mình hoặc ai đó phát hiện ra hóa đơn có sai sót. Và do đó chỉ khi nào phát hiện ra hóa đơn có bị sai sót thì chúng ta mới bắt đầu thực hiện nghiệp vụ xử lý sai sót cho nó.

Theo đó thì chúng ta nên lấy chính ngay cái ngày mà chúng ta thực hiện nghiệp vụ xử lý hóa đơn sai sót đó để làm ngày cho hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (Thông thường nó chính là ngày hiện hành). Bên cạnh đó, ngày này đương nhiên phải tuân theo logic: Không được lớn hơn ngày hiện hành và không được nhỏ hơn ngày của hóa đơn gần đây nhất mà bạn đã phát hành  

Bài viết tham khảo về nghiệp vụ thông báo sai sót nên đọc: Gửi thông báo sai sót của hóa đơn đến cơ quan thuế

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.