Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về Hoá đơn chứng từ và Thông tư hướng dẫn 78/2021/TT-BTC có hiệu lực bắt đầu từ ngày 01/07/2022 quy định về việc quản lý hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp bán hàng xăng dầu cần lập hóa đơn điện tử theo từng lần bán và có trách nhiệm tổng hợp, gửi về cho cơ quan Thuế ngay trong ngày.

“Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.” (Điều 9, khoản 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Theo đó, để phát hành được hóa đơn điện tử đến với khách hàng ngay tại cây xăng, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu phải đầu tư chi phí cho hạ tầng thiết bị, công nghệ, phần mềm quản lý,... nhằm đáp ứng được việc tổng hợp dữ liệu và gửi thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế.

Thực trạng đang xảy ra là hiện nay có nhiều giải pháp được đưa ra và giới thiệu đến với các doanh nghiệp xăng dầu. Điều đáng nói là không phải giải pháp nào cũng thực sự đáp ứng đúng nhu cầu, cũng thực sự khả thi, bảo đảm hoạt động đúng, bảo đảm tích hợp đầy đủ và đồng bộ các trụ bơm xăng dầu, và đạt được hợp quy hợp chuẩn.

Thiết nghĩ, những giải pháp không trọn vẹn và chưa thực sự tối ưu khi đưa vào triển khai sẽ mang đến những bất ổn và thiệt hại không nhỏ đối với các doanh chủ hoạt động trong ngành xăng dầu.

Đó cũng là lý do quý doanh chủ ngành xăng dầu nên đọc ngay bài viết này để có thể nắm được phần nào các vấn đề tiềm ẩn và những thiệt hại nếu như vội vàng quyết định triển khai giải pháp không thực sự phù hợp và tối ưu.

Nhóm giải pháp 1: Sử dụng Công nghệ đọc thông tin từ màn hình hiển thị

Sử dụng Công nghệ nhận dạng kí tự quang học là OCR (Optical Character Recognition). 

Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là quá trình chuyển đổi một hình ảnh văn bản thành định dạng văn bản mà máy có thể đọc được. Ví dụ: nếu bạn quét một biểu mẫu hoặc biên lai, máy tính của bạn sẽ lưu bản quét đó dưới dạng tệp hình ảnh. Bạn không thể sử dụng trình soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, tìm kiếm hoặc đếm số từ trong tệp hình ảnh. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng OCR để chuyển đổi hình ảnh thành tài liệu văn bản, trong đó phần nội dung sẽ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu văn bản.

Giải pháp này sẽ không cần can thiệp vào các trụ bơm nhưng lại phụ thuộc vào thiết bị sao chụp ảnh và phần mềm xử lý chuyển hình ảnh chụp được từ hệ thống camera chụp ảnh kia thành văn bản. Và sau cùng là các văn bản chứa đựng các thông tin cần thiết đó được đưa vào hệ thống thu thập và xử lý thay vì phải nhập bằng tay.

Điều trở ngại của giải pháp này: Việc chụp hình ảnh đòi hỏi phải luôn luôn hoạt động trong mọi điều kiện mà không có sự gián đoạn; Độ chính xác và khả năng chuyển đổi hình ảnh thành văn bản khó mà đạt được 100%. 

Hãy tưởng tượng, một lúc nào đó do ánh sáng, ánh nắng, bóng tối hoặc thiết bị camera bị trục trặc thì việc thu hình ảnh là không thể trong khi các vòi bơm thì vẫn diễn ra hoạt động bơm xăng để bán. Bên cạnh đó việc chuyển thông tin hình ảnh thành văn bản không đạt được 100% mà chỉ có thể là 98-99% thì đã không thể giải quyết được vấn đề sai sót do thiếu sót dữ liệu, cũng như nhu cầu quản lý và đối soát nội bộ lẫn đối với cơ quan thuế.

Nhóm giải pháp 2: Sử dụng ứng dụng nhập đơn hàng thủ công đưa lên hệ thống hóa đơn điện tử (TẠO HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS)

Giải pháp này thực sự là giải pháp mang tính chiếu lệ chứ không thể đáp ứng được yêu cầu của cơ quan thuế và đương nhiên là không thể được cơ quan thuế chấp nhận. Điều bất cập của giải pháp này như sau:

- Giải pháp này yêu cầu nhân sự đứng xuất hóa đơn thủ công cho mỗi cột bơm!?

- Hãy tưởng tượng khi các cửa hàng có lưu lượng khách đến đông thì sẽ dễ dàng xảy ra sai sót hoặc nhập liệu thiếu đơn hàng

- Không thể nào bảo đảm yêu cầu cho việc kiểm tra và quản lý vì việc bơm xăng và việc nhập đơn hàng là thao tác thủ công riêng biệt. Làm sao biết và giám sát được lúc nào bơm xăng để bán mà có nhập đơn hàng, lúc nào bơm xăng để bán mà không nhập đơn hàng; hoặc làm sao biết được lúc nào nhập đơn hàng để xuất hóa đơn nhưng thực sự thì lại không có bơm xăng để bán. Chính vì  không thể nào có ghi nhận lại nhật ký/lịch sử của các giao dịch bơm xăng dầu tại vòi bơm; nên việc đối chiếu, quản lý và giải trình với cơ quan thuế sẽ gần như là không thể đáp ứng được.

Nhóm giải pháp 3: Đấu nối thiết bị để đọc và truyền dữ liệu theo giao thức đơn chuẩn

Giải pháp này có thể nói là giải pháp giải quyết được vấn đề tốt hơn các giải pháp phía trên do tránh được các thiếu sót và ghi nhận lại được nhật ký của các giao dịch tại các vòi bơm. Tuy nhiên trong thực tiễn giải pháp này gặp phải là hiện các trạm cung cấp xăng sử dụng các trụ bơm không đồng nhất về các chuẩn giao tiếp và giao thức truyền nhận dữ liệu đến từ khá nhiều thương hiệu khác nhau như: TASUNO, SHIBATA, NAM DƯƠNG, ATC, KỸ PHÁT LỘC, SEEN, NPE và hàng loạt các thương hiệu nội địa khác nữa...

Chính vì vậy, việc đấu nối thiết bị để đọc và truyền dữ liệu theo giao thức này có thể chỉ đáp ứng với 1 hoặc 1 số trụ bơm mà chưa thể đáp ứng cho tất cả mọi trụ bơm tại trạm kinh doanh xăng dầu.

Điều này có nghĩa là giải pháp này chỉ có thể khả thi ở những tạm kinh doanh xăng dầu chỉ dụng ĐỒNG NHẤT một chủng loại.

Rõ ràng nếu trạm kinh doanh xăng dầu mà thiết bị chưa có sự đồng nhất thì cần phải tiến hành thay thế các trụ bơm hoặc thiết bị bảng điện mạch đo đếm điện tử để đạt được sự ĐỒNG NHẤT một chủng loại hoặc chuẩn giao tiếp và giao thức truyền nhận.  Chính vì vậy, điều này cũng là một trở ngại khá lớn!

Nhóm giải pháp 4: Tích hợp đa giao thức để đọc và truyền số liệu

Việc tích hợp đầy đủ mới thực sự bảo đảm giúp cho việc tổng hợp và xử lý thông tin dữ liệu đạt yêu cầu. Để bảo đảm điều này thì việc áp dụng công nghệ tích hợp các giao thức truyền thông tin là điều kiện tiên quyết; Kế đến là phương thức tổng hợp và truyền số liệu, phần mềm tổng hợp và xử lý số liệu; song song đó là sự phối hợp với quy trình phân tích thực trạng vận hành và đặc thù của các trụ bơm tại các trạm xăng dầu, từ đó chọn lựa thiết bị và các module phần mềm phù hợp mới thực sự là một giải pháp tối ưu.

Bài viết quan trọng liên quan nên đọc: Giải pháp tối ưu để Quản lý bán hàng xăng dầu và xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán