Quy trình xử lý hóa đơn sai sót 2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có nhiều sư thay đổi so với quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Quy trình xử lý hóa đơn sai sót 2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) quy định về quy trình xử lý hóa đơn sai sót 2025 như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

…

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

…

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

Như vậy, cụ thể quy trình xử lý hóa đơn sai sót 2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:

(i) Trường hợp chỉ sai về tên, địa chỉ của người mua thì người bán thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Trường hợp này không phải lập lại hóa đơn.

(ii) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:

- Đối với tổ chức/doanh nghiệp: Lập văn bản thỏa thuận (bản giấy hoặc điện tử) giữa người bán và người mua, nêu rõ sai sót (sai tên, mã số thuế, số tiền) và cách điều chỉnh, sau đó lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh.

- Đối với cá nhân: Người bán thông báo sai sót trên website/cổng thông tin trong 24 giờ, sau đó điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

Ví dụ: Một công ty bán hàng ghi sai mã số thuế của khách từ “0101234567” thành “0101234568”, hai bên ký thỏa thuận ngày 12/6/2025, công ty lập hóa đơn điều chỉnh cùng ngày.

Trên đây là quy trình xử lý hóa đơn sai sót 2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

2. Giới thiệu những thay đổi về quy trình xử lý hóa đơn sai sót 2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Theo Mục 1.8 Công văn 348/CT-CS, quy trình xử lý hóa đơn sai sót 2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có một số thay đổi nổi bật sau:

- Bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai.

- Bổ sung quy định trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: người bán, người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán.

- Bổ sung quy định lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng của cùng 01 người mua.

-Quy định rõ: Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra nội dung sai và người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định.

- Bỏ quy định trong 01 ngày làm việc cơ quan thuế phải thông báo về việc tiếp nhận và xử lý do người nộp thuế tự chịu trách nhiệm về việc rà soát.

- Bổ sung hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp.

- Bổ sung quy định về áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế.

>> Xem chi tiết tại Mục 1.8 Công văn 348/CT-CS năm 2025.

3. Thay đổi về thời điểm lập hóa đơn từ ngày 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Ngày 20/3/2025 Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung quy định về hóa đơn, chứng từ. Dưới đây là một số thay đổi về thời điểm lập hóa đơn từ ngày 01/6/2025.

A. Thay đổi về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP từ ngày 01/6/2025

Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025 có một số thay đổi về thời điểm lập hóa đơn như sau:

(i) Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

(ii) Thời điểm lập hóa đơn khi xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.

(iii) Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (trừ đặt cọc hoặc tạm ứng cho một số dịch vụ cụ thể), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

(iv) Thay đổi thời điểm lập hóa đơn cho một số trường hợp cụ thể:

- Dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên: Chậm nhất không quá ngày 7 của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (ví dụ: điện, nước, viễn thông, logistic, dịch vụ ngân hàng (trừ cho vay)).

- Tìm kiếm, khai thác, chế biến dầu thô: Thời điểm xác định giá bán chính thức. Đối với khí, thời điểm xác định khối lượng khí giao của tháng, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai nộp thuế.

- Cho vay: Theo kỳ hạn thu lãi. Nếu không thu được lãi và theo dõi ngoại bảng, thời điểm lập hóa đơn là khi thu được lãi. Đối với đại lý đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ.

- Taxi dùng phần mềm tính tiền: Kết thúc chuyến đi.

- Khám chữa bệnh: Nếu khách hàng không yêu cầu, cuối ngày cơ sở khám chữa bệnh tổng hợp lập hóa đơn. Nếu khách hàng yêu cầu, lập hóa đơn ngay. Đối với bảo hiểm xã hội, thời điểm được thanh toán.

(v) Bổ sung quy định thời điểm lập hóa đơn cho một số hoạt động:

- Kinh doanh bảo hiểm: Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm.

- Kinh doanh xổ số: Đối với vé số in sẵn, lập hóa đơn chậm nhất trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo.

- Casino và trò chơi điện tử có thưởng: Chậm nhất 1 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (0h00 - 23h59 cùng ngày).

Tóm lại, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã thay đổi về thời điểm lập hóa đơn từ ngày 01/6/2025 như thay đổi thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên như điện, nước; hoạt động cho vay; tìm kiếm, khai thác, chế biến dầu thô; khám chữa bệnh,.. đồng thời bổ sung quy định thời điểm lập hóa đơn cho hoạt động kinh doanh bảo hiểm, xổ số, Casino và trò chơi điện tử có thưởng.

(Căn cứ pháp lý khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025)

B. Quy định về tiêu hủy hóa đơn, chứng từ từ ngày 01/6/2025

Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định về tiêu hủy hóa đơn, chứng từ như sau:

Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:

a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 6 Nghị định này.

Theo đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung quy định hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ.

C. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Căn cứ Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.