Trạng thái hóa đơn: Thông tin quan trọng cần được quan tâm sau khi ký phát hành hóa đơn

Sau khi nhấn lệnh phát hành hóa đơn thì việc quan trọng kế tiếp cần được quan tâm là kiểm tra trạng thái của hóa đơn. Việc kiểm tra này nhằm bảo đảm là hóa đơn mà chúng ta ra lệnh phát hành đã được cơ quan thuế tiếp nhận, chấp nhận, và được cấp mã; và khi đó trạng thái của hóa đơn được cập nhật và ghi nhận là Đã phát hành

(Thông thường thời gian trung bình để hóa đơn nhật được mã cơ quan thuế nằm trong khoảng từ 1-3 phút tùy thời điểm do việc truyền thông tin phụ thuộc vào băng thông tại từng thời điểm truyền tải).

Bài viết liên quan quan trọng nên đọc: Hiểu các icon chức năng để xử lý nhanh đối với các hóa đơn

Và bây giờ hãy cùng eHoaDon Online điểm qua các trạng thái hóa đơn dưới đây để nắm rõ và có các tương tác tương ứng với các trạng thái đó bạn nhé.

1. Hóa đơn mới khởi tạo

Đây là trạng thái mà một hóa đơn mới vừa được khởi tạo; Có thể hiểu đây chỉ là 1 hóa đơn nháp được người viết hóa đơn nhập dữ liệu và lưu lại.

Hóa đơn ở trạng thái này chúng ta có thể thực hiện các thao tác: Xem trước nội dung hiển thị; Chỉnh sửa; Gửi hóa đơn nháp; Xóa bỏ; Ký phát hành.

2. Hóa đơn mới khởi tạo (đã được cấp số)

Đây là trạng thái một hóa đơn được khởi tạo và lưu lại. Nhấn lệnh phát hành hóa đơn nhưng vì một lý do nào đó lại không thực hiện ký số. 

+ Khi ra lệnh phát hành thì hóa đơn sẽ được cấp số hóa đơn. (Lưu ý: Hóa đơn khi được cấp số rồi thì sẽ không cho phép xóa bỏ)

+ Hóa đơn chưa được ký số nên trạng thái vẫn là Mới khởi tạo.

Hóa đơn ở trạng thái Hóa đơn mới khởi tạo (đã được cấp số) chúng ta có thể thực hiện các thao tác: Xem trước nội dung hiển thị; Chỉnh sửa; Gửi hóa đơn nháp, Ký phát hành.

Chính vì vậy, chỉnh sửa lại nội dung hóa đơn theo ý muốn rồi thực hiện việc ký phát hành hóa đơn khi cần thiết bạn nhé.

3. Đã gửi đến Cơ Quan Thuế

Hóa đơn ở trạng thái này cho thấy hóa đơn đã được ký số hoàn tất và Đã gửi đến Cơ Quan Thuế. Ở trạng thái này thì chắc chắn không thể Chỉnh sửa hay Xóa bỏ được nữa. Đây là trạng thái trung gian và sẽ được cập nhật sang trạng thái Đã phát hành nếu như được cơ quan thuế chấp thuận và cấp mã; ngược lại sẽ thông báo lỗi (như trường hợp (6) và (7) bên dưới.

4. Đã phát hành

Đây là trạng thái cho biết hóa đơn đã được Phát hành thành công và đã được thuế cấp mã (trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế)

5. Đang trong hàng đợi xử lý của máy chủ ký số

Đây là trạng thái trung gian cho thấy hóa đơn đang nằm trong hàng đợi xử lý của máy chủ ký số. Trạng thái này chỉ xuất hiện khi phương thức ký số được thiết lập là ký số từ xa thông qua máy chủ điều khiển ký số.

6. Bị lỗi từ TVAN

Đây là trường hợp hóa đơn gặp phải lỗi kết nối với hệ thống cấp mã của Cơ Quan Thuế. Chính gì vậy việc nhận mã cho hóa đơn này từ cơ quan thuế bị gián đoạn. Trong tình huống này, nên sử dụng nút chức năng xử lý nhanh số (5): Gửi lại hóa đơn lên hệ thống Thuế. 

7. Thông tin dữ liệu hóa đơn bị lỗi

Trường hợp này là hóa đơn bị lỗi về mặt vi phạm các quy định về chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

+ Lỗi này khá đa dạng, từ việc lỗi do ký số (thường là nạp sai chữ ký số); hóa đơn đã được ký số và gửi đi rồi và đang chờ lấy mã về, nhưng vì một lý do nào đó lại ra lệnh gửi lại (thường là lạm dụng nút chức năng số (5): Gửi lại hóa đơn lên hệ thống Thuế nên chen ngang và làm triệt tiêu phiên làm việc để nhận mã cơ quan thuế cho hóa đơn)

+ Lỗi do dữ liệu của hóa đơn không đúng định dạng theo quy chuẩn mà cơ quan thuế yêu cầu:

- Thông tin dữ liệu trên hóa đơn chứa ký tự đặc biệt;

- Dữ liệu có độ dài quá mức cho phép; 

- Dữ liệu trường địa chỉ email sai định dạng theo quy chuẩn;

- Trường thông tin mst bị sai hoặc mst chi nhánh mà không được viết theo nguyên tắc có dấu '-' giữa phần mst chính và phần số ký hiệu chi nhánh; 

- Mã số thuế bị thiếu hoặc dư số lượng ký tự cho phép, hoặc Mã số thuế có lẫn chứa ký tự trắng;

- Số tài khoản ngân hàng hoặc số điện thoại dài quá quy định cho phép,... 

- Trường dữ liệu bắt buộc dạng số nhưng lại có ký tự chữ!!! 

-....Và rất nhiều trường hợp tương tự đối với dữ liệu mà người dùng nhập vào bị sai quy chuẩn mà cơ quan thuế yêu cầu tuân thủ....

Bài viết liên quan rất quan trọng cần đọc: Cách xác định nguyên nhân khi nhận được thông báo "Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi"