Ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau thì hóa đơn đó có hợp lệ không?

Nhiều tranh cãi xung quanh câu chuyện ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn hầu như vẫn chưa đến hồi kết thúc. Các ý kiến đều dẫn giải các điều khoản trong các nghị định để bảo vệ cho quan điểm của mình.

Có quan điểm cho rằng ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau thì hóa đơn đó vẫn hợp lệ! Nhưng cũng có ý kiến ngược lại cho rằng hóa đơn có ngày lập không được khác với ngày ký hóa đơn. 

Tại Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123 có nêu:

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn

Theo quy định trên, có thể hiểu rằng hóa đơn với ngày hóa đơn khác với ngày ký số hóa đơn vẫn hợp lệ.

Tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có đưa ra các mức xử phạt vi phạm hành chính nếu doanh nghiệp chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Với quy định này, nếu căn cứ vào Ngày hóa đơn để tính chuyển dữ liệu chậm thì đối với các hóa đơn xuất lùi ngày sẽ bị tính chậm từ 1 đến nhiều ngày (tùy thuộc vào số ngày xuất lùi). Nếu căn cứ vào Ngày ký số để tính chuyển chậm thì rủi ro sẽ thấp hơn rất nhiều.

Về mặt logic, đối chiếu với nội dung được nêu tại Tại Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123 ở trên:

Chúng ta thấy rằng: Hóa đơn với Ngày hóa đơn khác với Ngày ký số hóa đơn vẫn hợp lệ; bên cạnh đó nếu xem xét căn cứ để tính thời điểm chuyển dữ liệu chậm theo quy định Tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP dựa vào Ngày ký số hóa đơn thì còn cần phải được xem xét dựa trên trường hợp doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn điện tử nào? Cụ thể là hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế!

Điều này có thể thấy rằng, với trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì hầu như không có rủi ro hoặc rủi ro rất thấp về việc chuyển dữ liệu chậm: Bởi với hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì khi muốn chuyển dữ liệu đến hệ thống của cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn thì doanh nghiệp phải ký số thành công, dữ liệu hợp lệ thì hệ thống cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế mới cấp mã cho tờ hóa đơn. (Nói cách khác, với hóa đơn điện tử có mã đã thực hiện gửi đến cơ quan thuế để cấp mã ngay sau khi xuất và ký số hóa đơn).  

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sẽ có rủi ro chuyển dữ liệu chậm đến cơ quan thuế cao hơn. 

Phân tích rõ thì thấy rằng các điều khoản tại các nghị định không hề trái ngược nhau bởi nó đề cập đến 2 vấn đề khác nhau. Một điều khoản đề cập đến tính hợp lệ của hóa đơn khi ngày hóa đơn và ngày ký số khác nhau; một điều khoản đề cập đến trách nhiệm và xử phạt khi truyền số liệu hóa đơn chậm trễ đến hệ thống Tổng Cục Thuế. 

Tóm lại, theo nội dung được nêu tại Tại Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123 chúng ta hiểu rằng: Hóa đơn có ngày hóa đơn khác với ngày ký số hóa đơn vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ.

Hơn nữa, theo thông tin phản hồi chính thức của Tổng Cục Thuế mới nhất vào ngày 04 tháng 05 năm 2023 thì các doanh nghiệp có thể yên tâm rằng:

1. Hóa đơn có ngày hóa đơn khác với ngày ký số hóa đơn vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ.

2. Về việc kê khai hóa đơn:

+  Người bán thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn;

+ Người mua thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.