Ngày 23/8/2022, Tổng cục Thuế ban hành Quyết định 1391/QĐ-TCT về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

Dưới đây eHoaDon Online tóm tắt quy trình quản lý đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và các thông tin quan trọng cần nắm:

Theo đó, quy trình quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định chi tiết như sau:

Bước 1:

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được Tờ khai Mẫu số 01 /ĐKTĐ-HĐĐT (phụ lục kèm theo Quyết định 1391), Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin trên Tờ khai số Mẫu số 01 /ĐKTĐ-HĐĐT.

Căn cứ vào kết quả đối chiếu, Cổng điện tử tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận/ không tiếp nhận tờ khai/ thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu 01 /TB-TNĐT), ký, gửi NNT theo địa chỉ thư điện tử của NNT đã đăng ký và qua tổ chức truyền nhận.

Bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng điện tử gửi thông báo về việc tiếp nhận, trường hợp NNT đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu các nội dung thông tin trên Mẫu số 01 /ĐKTĐ-HĐĐT.

Bước 3:

Căn cứ kết quả đối chiếu bước 1, 2, công chức bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử xác nhận chấp nhận hoặc từ chối và nhập lý do từ chối.

Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT.

Bước 4:

Ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT tại phụ lục ban hành kèm gửi NNT.

Bước 5:

Cập nhật danh sách NNT sử dụng/ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Giải thích từ ngữ, các quy tắc về Mã quản lý hóa đơn điện tử được phát hành từ máy tính tiền và các cụm từ viết tắt

1. Giải thích từ ngữ

a) “Lãnh đạo cơ quan thuế” là Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng.

b) “Phụ trách bộ phận” là Cục trưởng, Phó cục trưởng, Vụ trưởng, Phó vụ trưởng, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng, Trưởng ban, Phó trưởng ban tại Tổng cục Thuế; Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng tại Cục Thuế; Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, Đội trưởng, Phó đội trưởng tại Chi cục Thuế.

c) “Tổ chức truyền nhận” là tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn, chứng từ với Tổng cục Thuế.

d) “Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử dành cho NNT” là điểm truy cập tập trung trên Internet do Tổng cục Thuế cung cấp để người nộp thuế, cơ quan thuế, tổ chức truyền nhận và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác thực hiện các giao dịch về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định (sau đây gọi tắt là Cổng điện tử).

đ) “Hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của Tổng cục Thuế” bao gồm phần mềm ứng dụng, cơ sở dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, khai thác dữ liệu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định (sau đây gọi tắt là Hệ thống HĐĐT-CTĐT).

e) “Chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử” là quy định các thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế (sau đây gọi tắt là Chuẩn dữ liệu).

g) “Tài khoản” là tên và mật khẩu đăng nhập vào Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT-CTĐT do cơ quan thuế cấp.
h) “Trạng thái mã số thuế của người nộp thuế” là tình trạng hoạt động của người nộp thuế, bao gồm: Trạng thái “00”: người nộp thuế đã được cấp MST; Trạng thái “01”: người nộp thuế ngừng hoạt động, đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế; Trạng thái “02”: người nộp thuế đã chuyển cơ quan thuế quản lý; Trạng thái “03”: người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế; Trạng thái “04”: người nộp thuế đang hoạt động (áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa đủ thông tin đăng ký thuế); Trạng thái “05”: người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh; Trạng thái “06”: người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; Trạng thái “07”: người nộp thuế chờ làm thủ tục phá sản.

i) “Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế” là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, khởi tạo hóa đơn điện tử có dải ký tự mã của cơ quan thuế đảm bảo duy nhất, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,... và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

2. Quy tắc về Mã quản lý hóa đơn điện tử được phát hành từ máy tính tiền

k) “Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:

C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9-C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Trong đó:

- Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

- Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

- Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của NNT.

- Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do CQT cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống HĐĐT của CQT đảm bảo tính duy nhất.

- Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: là chuỗi 11 số được tự sinh từ phần mềm bán hàng đảm bảo tính duy nhất.

- Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do CQT cấp, chuỗi số tự sinh từ phần mềm bán hàng.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.

Ví dụ: Trường hợp người nộp thuế B thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng, có sử dụng 03 máy tính tiền, đã đăng ký thành công HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và đã được cấp dải ký tự mã của cơ quan thuế trong đó 5 ký tự định danh người nộp thuế là “15n74”. Ngày 01/07/2022 người nộp thuế B đã phát hành 05 HĐĐT đầu tiên từ 03 máy tính tiền. Với các thông tin nêu trên thì dải ký tự mã của CQT trên 05 hóa đơn điện tử khởi tạo từ 03 máy tính tiền được thể hiện như sau:

Máy tính tiền 1: đã phát hành 03 hóa đơn

M2-22-01n74-00000000001
M2-22-01n74-00000000004
M2-22-01n74-00000000005

Máy tính tiền 2: đã phát hành 01 hóa đơn

M2-22-01n74-00000000002

Máy tính tiền 3: đã phát hành 01 hóa đơn

M2-22-01n74-00000000003

3. Các cụm từ viết tắt

a) Người nộp thuế viết tắt là NNT.

b) Hệ thống quản lý thuế tập trung viết tắt là Hệ thống TMS.

c) Mã số thuế viết tắt là MST.

d) Hóa đơn điện tử viết tắt là HĐĐT.

đ) Chứng từ điện tử viết tắt là CTĐT.

e) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết tắt là HĐĐT có mã.

g) Công nghệ thông tin viết tắt là CNTT.

h) Cơ quan thuế viết tắt là CQT.

i) Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ viết tắt là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

k) Nghị định số 41/2022/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định số 15/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết số 43/2022/QH15 của Quốc hội về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế - xã hội viết tắt là Nghị định số 41/2022/NĐ-CP.

l) Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ viết tắt là Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

m) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế viết tắt là HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

n) Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp nhỏ và vừa và hộ kinh doanh, cá nhân, viết tắt là Vụ DNNCN.

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.