Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

Trong quá trình khai báo thủ tục kể toán có những trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải hủy hóa đơn như hóa đơn lập sai, hóa đơn in trùng hoặc in thừa hóa đơn. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp và kế toán nào cũng nắm rõ quy định của pháp luật về vấn đề này, nhất là trong giai đoạn chuyển bước từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử như hiện nay.

Những thông tin cung cấp dưới đây sẽ giúp kế toán doanh nghiệp có thêm kiến thức & nghiệp vụ trong trường hợp trên:

1. CẦN PHÂN BIỆT GIỮA HỦY HÓA ĐƠN VÀ TIÊU HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Có rất nhiều khái niệm nghe qua tưởng chừng giống nhau nhưng phân tích rõ mới thấy sự khác biệt hoàn toàn chẳng hạn như “Hủy hóa đơn điện tử” và “Tiêu hủy hóa đơn điện tử”:

   ➣ HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ hiểu đơn giản là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. 

   ➣ TIÊU HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó. Có nhiều kế toán thắc mắc rằng, khi nào thì được hủy bỏ hóa đơn điện tử lưu trữ? Câu trả lời đó là khi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tiêu hủy (theo quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. NHỮNG TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC PHÉP HỦY HÓA ĐƠN

     2.1 Trường hợp hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử

Thực hiện theo quy định của Chính phủ tại nghị định 119/2018/NĐ-CP:

  - Từ ngày 01/11/2018, doanh nghiệp muốn chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thế phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn.

  - Sau ngày 31/10/2020, các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.

     2.2 Trường hợp hủy hóa đơn điện tử

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng: Nếu đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó thì doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày, kể từ thời điểm không còn sử dụng (Theo quy định tại Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP). -> Tham khảo và tải mẫu thông báo hủy hóa đơn ở đây!

- Trong quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán thông báo tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo hóa đơn mới thay thế. -> Tham khảo và tải mẫu biên bản hủy hóa đơn ở đây!

- Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Sau đó người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.

Tự hào là một trong những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, Giải pháp hóa đơn điện tử thông minh của eHoaDon Online cho phép kế toán, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thao tác hủy hóa đơn khi phát hiện sai sót. Với phương châm cạnh tranh bằng lợi ích cung cấp đến cho khách hàng, chúng tôi cam kết sẽ mang đến bạn những trải nghiệm hài lòng nhất.

Nội dung liên quan

Tính năng vượt trội của Hóa đơn điện tử eHoaDon Online
Tính năng vượt trội của Hóa đơn điện tử eHoaDon Online

Hóa đơn điện tử eHoaDon Online là giải pháp chuyên nghiệp cho việc tạo lập, xuất và quản lý hóa đơn. Từ những tính năng cơ bản đến nâng cao, hóa đơn điện tử eHoaDon Online đáp ứng mọi tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử, và các các quy định thông tư về hóa đơn điện tử của nhà nước.

3 phút để hiểu và vận dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả
3 phút để hiểu và vận dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả

Bài viết mới tổng hợp này giúp bạn nhanh chóng hiểu và vận dụng hóa đơn điện tự một cách hiệu quả nhất: Những mục chính được chia sẻ trong bài viết gồm: Lợi ích của việc vận dụng hóa đơn điện tử, Hiểu đúng về hóa đơn điện tử, Những vấn đề thường gặp liên quan đến hóa đơn điện tử, Hóa đơn điện tử trong bối cảnh bùng nổ của thương mại điện tử.

Mẹo quản lý và sử dụng Danh Bạ Khách Hàng hiệu quả
Mẹo quản lý và sử dụng Danh Bạ Khách Hàng hiệu quả

Bài viết này eHoaDon Online nhằm giúp bạn quản lý và sử dụng Danh Mục Khách Hàng hiệu quả.

Quản lý danh sách hóa đơn
Quản lý danh sách hóa đơn

Hướng dẫn bạn quản lý danh sách hóa đơn bao gồm việc: Tìm kiếm hóa đơn, hướng dẫn phát hành, gửi mail hóa đơn đến khách hàng

Xử lý hóa đơn thế nào khi thay đổi địa chỉ, tên công ty
Xử lý hóa đơn thế nào khi thay đổi địa chỉ, tên công ty

Khi chuyển địa điểm kinh doanh hoặc thay đổi tên công ty, mã số thuế thì những hóa đơn GTGT đã in trước đó có được sử dụng hay không? eHoaDon Online xin hướng dẫn cách xử lý những hóa đơn khi thay đổi tên công ty, mã số thuế, chuyên địa điểm…

Xoá, điều chỉnh, và thay thế hóa đơn
Xoá, điều chỉnh, và thay thế hóa đơn

Hiểu đúng về Xoá, điều chỉnh, và thay thế hóa đơn

0918 501 776