Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ, văn bản cấp cho cá nhân được khấu trừ thuế thu nhập theo quy định. Đây là giấy tờ quan trọng với nội dung chính là ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế và số thuế đã khấu trừ.

Khi nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Pháp luật thuế thu nhập cá nhân đã quy định rõ những trường hợp phải cấp và không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân bị khấu trừ. Nội dung này được nêu rõ tại điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

“a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

Theo đó, những trường hợp sau đây tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập:

(1) Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.

(2) Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

(3) Khấu trừ đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.

(4) Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn.

(5) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

(6) Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá  nhân không cư trú.

(8) Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

(9) Khấu trừ đối với khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Lưu ý: Quy định cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể.

- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì thực hiện như sau: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ: Ông A ký hợp đồng dịch vụ với công ty H để cắt tỉa cây cảnh trong khuôn viên của công ty (01 lần/tháng) trong thời gian từ tháng 9/2020 đến tháng 4/2021. Thu nhập của ông A được công ty trả theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng.

Như vậy, ông A có thể yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2020 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2021.

- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thì thực hiện như sau: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ: Ông B ký hợp đồng lao động (từ tháng 9/2020 đến tháng hết tháng 8/2021) với công ty C. Nếu ông B thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu công ty C cấp chứng từ khấu trừ thì công ty C sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2020 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2021.

Chứng từ khấu trừ thuế dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, có thể kể đến một số mục đích được ghi nhận trong pháp luật thuế như sau:

(1) Là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (theo phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

(2) Chứng minh được khoản thuế mà cá nhân được khẩu trừ theo quy định của pháp luật thuế. Từ đó, cá nhân có thể biết được mình có phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.

(3) Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.

Trên đây là quy định về những trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và mục đích sử dụng chứng từ. 

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.