Hóa đơn sau khi đã phát hành thì phát hiện ra có sai sót là một trong những vấn đề không thể tránh khỏi. Và điều này gây lúng túng cho việc đưa ra hướng xử lý. Mà trong đó câu hỏi thường được đưa ra là cần làm gì với tình huống này, mà cụ thể là cần xóa và thay thế hóa đơn hay điều chỉnh hóa đơn.

Thật ra, để trả lời câu hỏi này chúng ta cần dựa vào các điều kiện sau:

1) Hóa đơn đó đã được khai thuế chưa? (*)

2) Sự liên quan và phối hợp của bên mua vào bên bán (**)

Chú ý: Chỗ ghi chú (*) và (**) được nêu ra do có liên quan đến việc kê khai thuế của một (01) hoặc cả hai (02) bên. Những chú ý này sẽ được phân tích rõ bằng hình minh họa tóm tắt và sau đó là các ví dụ bên dưới. 

Rõ ràng:

- Trường hợp đã kê khai thuế: 1 trong 2 bên đã đã khai thuế rồi thì đương nhiên không thể thực hiện thay thế hóa đơn bị sai được mà chỉ có thể xử lý theo hướng điều chỉnh mà thôi.

- Trường hợp chưa khai thuế: 2 bên chưa kê khai thuế, nhưng thời gian phát hiện hóa đơn bị sai sót có thể nằm trong 2 trường hợp:

+ Trường hợp: Khi phát hiện sai sót mà việc tạo lập hóa đơn mới để thay thể cho hóa đơn cũ bị sai sót không ảnh hưởng đến thời gian bắt buộc phải  khai nộp thuế cho các phát sinh của các hoạt động kinh doanh trong kỳ (tháng/quý) theo quy định của cả 2 bên mua và bán thì có thể thực hiện nghiệp vụ thay thế hóa đơn

+ Trường hợp ngược lại: Một trong 2 bên rơi vào tình huống ảnh hưởng đến thời gian bắt buộc phải khai nộp thuế cho các phát sinh của các hoạt động kinh doanh trong kỳ (tháng/quý) theo quy định của 1 trong 2 bên mua hoặc bán thì buộc phải thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn.

Đễ hiểu tường tận hơn, bạn hãy xem kỹ các ví dụ dưới đây:

VD1: 

Bên A bán hàng và phát hành hóa đơn cho bên mua là B vào ngày 10/01/2021. Vào ngày 15/03/2021 (tức 65 ngày sau) thì bên B phát hiện hóa đơn mà bên A phát hành cho mình bị sai và cần phải xử lý.

Sau khi phối hợp cùng nhau thì được biết cả bên A và bên B đều kê khai theo quý, nên cả 2 chưa thực hiện kê khai thuế.

Hai bên xét thấy rằng cả 2 bên không ảnh hưởng bởi thời gian bắt buộc phải  khai nộp thuế cho các phát sinh của các hoạt động kinh doanh trong kỳ (tháng/quý) theo quy định nên quyết định đi đến thực hiện nghiệp vụ thay thế hóa đơn.

VD2:

Bên C bán hàng và phát hành hóa đơn cho bên mua là D vào ngày 28/02/2021. Vào ngày 02/04/2021 (tức 42 ngày sau) thì bên D phát hiện hóa đơn mà bên C phát hành cho mình bị sai và cần phải xử lý.

Sau khi phối hợp cùng nhau thì được biết là bên C kê khai theo tháng nên Bên C đã thực hiện kê khai thuế, còn bên D thì vẫn chưa kê khai, vì bên D thì kê khai theo quý.

Hai bên xét thấy rằng bên C đã thực hiện kê khai thuế nên 2 bên không thể nào phối hợp để thực hiện nghiệp vụ thay thế hóa đơn mà buộc phải thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn. 

VD3:

Bên E bán hàng và phát hành hóa đơn cho bên mua là F vào ngày 28/02/2021. Vào ngày 02/04/2021 (tức 42 ngày sau) thì bên E phát hiện hóa đơn mà mình phát hành cho bên F bị sai và cần phải xử lý.

Sau khi phối hợp cùng nhau thì được biết là bên F kê khai theo tháng nên Bên F đã thực hiện kê khai thuế, còn bên E thì vẫn chưa kê khai, vì bên E thì kê khai theo quý.

Hai bên xét thấy rằng bên F đã thực hiện kê khai thuế nên 2 bên không thể nào phối hợp để thực hiện nghiệp vụ thay thế hóa đơn mà buộc phải thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn. 

VD4:

Bên G bán hàng và phát hành hóa đơn cho bên mua là H vào ngày 28/02/2021. Vào ngày 03/03/2021 (tức 3 ngày sau) thì bên H phát hiện hóa đơn mà bên G phát hành cho mình bị sai và cần phải xử lý.

Sau khi phối hợp cùng nhau thì được biết là bên G kê khai theo tháng và cũng chưa đến kỳ kê khai thuế, còn bên H thì cũng vẫn chưa kê khai, và bên D thì cũng kê khai theo tháng.

Hai bên xét thấy rằng 2 bên đều chưa thực hiện kê khai thuế, tuy nhiên sau khi xem xét kỹ thì được biết bên G đã phát hành hóa đơn cho tháng 3 cho các khách khác của họ rồi, nên bên G không thể phát hành hóa đơn thay thế cho khách mua hàng của mình là H trong tháng 2 và vì thế 2 bên không thể kê khai hóa đơn của họ đúng trong tháng 02 như quy định được nữa.

Trong trường hợp này, dù thời gian phát hiện sai sót của hóa đơn khá sớm, cả hai chưa kê khai thuế, nhưng rõ ràng để thực hiện đúng chỉ có cách thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn mà thôi.

Nếu bạn còn gặp phải khó khăn hay vướng mắc gì hãy để lại thông tin ở phần comment dưới đây, điều này giúp eHoaDon Online hỗ trợ bạn tốt hơn cũng như tư vấn và mang đến cho bạn giải pháp tốt nhất, hiệu quả nhất.

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.