Thực tế có không ít doanh nghiệp còn lúng túng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin về các dạng file hóa đơn điện tử, và như thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp từ việc hiểu đúng về file XML và file PDF của hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử file PDF

PDF (Portable Document Format – Định dạng tài liệu di động) là một định dạng tập tin văn bản phổ biến. Văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau (cấu hình máy, phần mềm và hệ điều hành).  

File PDF (Bản thể hiện của hóa đơn điện tử) thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, file PDF không phải là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử nên chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định về kế toán, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. 

2. Hóa đơn điện tử file XML

XML (eXtensible Markup Language – ngôn ngữ đánh dấu mở rộng) được sử dụng để xác định cấu trúc dữ liệu cũng như cách lưu trữ và truyền tải dữ liệu đó. 

File XML chứa đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML”.

3. Hóa đơn điện tử hợp pháp thuộc định dạng nào?

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau: file XML (file dữ liệu hóa đơn) và file PDF (bản thể hiện của hóa đơn).

Một công văn của đơn vị quản lý thuế có đề cập đến tính hợp pháp của hóa đơn điện tử liên quan đến định dạng XML và PDF

Hóa đơn điện tử hợp pháp phải là hóa đơn điện tử có nội dung thông tin của file PDF khớp với các dữ liệu trên file XML (thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty mã số thuế, chữ ký số,…). Nói cách khác, hóa đơn điện tử mà chỉ có file PDF là không đúng quy định và không có giá trị pháp lý.

Chú ý: Nội dung thông tin cần khớp ở đây cần hiểu là nội dung mang tính logic hoặc xét về mặt giá trị chứ không buộc phải trùng với nhau một cách cứng nhắc đến từng ký tự.

Một vài trường hợp hiểu chưa đúng về vấn đề này nên mặc dù giá trị con số được hiện thị trên tệp PDF và giá trị con số trên tệp XML là bằng nhau nhưng do trên tệp PDF được định dạng/format có những con số 0 phía trước thì lại thắc mắc, không chấp nhận vì cho rằng nội dung trên PDF khác với XML !!!

Để kiểm tra tính thật, giả của hóa đơn điện tử thì cần thiết phải tra cứu để có các thông tin về hóa đơn do cơ quan thuế và người nộp thuế phát hành. Hoá đơn đó là hợp pháp, hợp lệ nếu kết quả tra cứu có đầy đủ thông tin người bán hàng hoá, dịch vụ và thông tin hoá đơn. 

Việc tra cứu có thể thực hiện ngay tại hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ được thẩm định bởi Tổng Cục Thuế (TCT) hoặc ngay tại trang của TCT.

Với eHoaDon Online thì việc tra cứu vô cùng dễ dàng bởi bạn chỉ cần sử dụng chương trình cho phép quét và tra cứu URL từ QR code đại loại như Zalo để quét và truy cập đường dẫn URL từ mã QR thường được hiển thị ngay góc dưới bên phải của tờ hóa đơn được phát hành từ hệ thống của eHoaDon Online

Bên cạnh đó giải pháp quản lý Hóa đơn đầu vào của eHoaDon Online cũng bao gồm tính năng đồng bộ hóa các hóa đơn được lưu trữ tại hệ thống của Tổng Cục Thuế để giúp bạn dễ dàng kiểm tra tính hợp pháp.

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.