Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa, dịch vụ là một trong những tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử nhưng cũng có một số ngoại lệ. Cụ thể, cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn như thế nào?

Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Đối với hàng hóa, người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa là đơn vị đo lường như: Tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2 , m...

Còn đối với dịch vụ thì không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính được xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

Như vậy, căn cứ theo điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, tiêu thức đơn vị tính trên hóa đơn điện tử chỉ bắt buộc đối với mua bán hàng hóa còn cung cấp dịch vụ thì không nhất thiết phải có.

Đồng thời, theo điểm d khoản 14 Điều 10 Nghị định này cũng quy định, đối với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử (Ảnh minh họa)

Ghi sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử xử lý thế nào?

Đối với trường hợp chỉ sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử, theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp thực hiện như sau:

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót: Hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới thay thế.

Bước 1: Lập thông báo hóa đơn sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế.

Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Do hóa đơn có sai sót này chưa gửi cho người mua nên khi hủy hóa đơn không cần thông báo cho người mua.

Bước 2: Lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót.

Trường hợp 2: Người bán/người mua phát hiện hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế

*** Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn bị sai đơn vị tính

- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử không có mã)/gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử có mã).

*** Lập hóa đơn thay thế hóa đơn bị sai đơn vị tính

Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.

- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử không có mã)/gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử có mã).

Chú ý:

- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót thì 02 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

- Đối với trường hợp chỉ sai đơn vị tính thì nên lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo cho người bán

Bước 1: Cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua email để người bán kiểm tra sai sót.

Bước 2: Theo thời hạn ghi trên thông báo, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử không có mã)/gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (với hóa đơn điện tử có mã).