Thông tư số 68/2019/TT-BTC ra đời là “chìa khóa” tháo gỡ những khó khăn cho doanh nghiệp trong việc triển khai thực hiện hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Để giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt những điểm cần lưu ý nhất của Thông tư 68/2019/TT-BTC, eHoaDon Online đã tổng hợp và thống kê chi tiết 11 điểm cần chú ý nhất của Thông tư. Cụ thể:

11 điểm cần chú ý trong Thông tư 68/2019/TT-BTC

Điều 3 (Nội dung hóa đơn điện tử): Đã sửa đổi quy định về ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn:

• Ký hiệu mẫu hóa đơn dùng ký tự số thay cho ký tự chữ trước đây: 1 = GTGT; 2 = BH; 3 = PXK kiêm VCĐT; 4 = các loại hóa đơn khác (Tem điện tử, vé điện tử…)
• Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự Số và chữ
  • Thể hiện loại hóa đơn: C (có mã) hoặc K (không có mã);
  • Năm lập hóa đơn: Hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn;
  • Thể hiện loại hóa đơn sử dụng:
    • T – hóa đơn do DN tự đăng ký sử dụng;
    • L – hóa đơn do cơ quan thuế cấp từng lần;
    • D – hóa đơn đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức;
    • M – hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Ký hiệu quản lý riêng của DN: gồm 02 ký tự  (AA, BB … YY).

Như vậy, ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn trên bản thể hiện sẽ như sau: “1C21TAA”: là hóa đơn GTGT có mã của CQT, được lập năm 2021, có ký hiệu quản lý là AA, do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với CQT.

“1K22TYY” : là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế, được lập năm 2022, doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý nên ký hiệu là YY, do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế…

• Số của HDDT gồm có 8 chữ số (tối đa đến số 99 999 999), bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
• HDDT không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, trừ có thỏa thuận của hai bên. Có thể tạo thêm thông tin về logo, hợp đồng mua bán hoặc các thông tin khác.

Điều 4: Thời điểm lập HDDT được xác định theo quy định tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 4 của Thông tư này (Thông tư  68/2019/TT-BTC).

Điều 5: Định dạng HDDT sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Các tổ chức, DN sử dụng dịch vụ Web để kết nối và giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu HDDT với cơ quan thuế và giữa người bán với người mua.

Tổng cục Thuế sẽ có hướng dẫn cụ thể về vấn đề này.

Điều 8 và Điều 13: Đăng ký sử dụng HDDT  có mã và không có mã của cơ quan thuế thì sẽ  không phải áp dụng Thông báo phát hành hóa đơn.

Điều 11 và Điều 17: Quy định cụ thể về một số trường hợp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót phải điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập.

Điều 16: Người bán hàng chuyển dữ liệu HDDT trực tiếp hoặc qua Tổ chức cung cấp dịch vụ HDDT đến Tổng cục thuế.

Phương thức chuyển dữ liệu HDDT theo Bảng tổng hợp dữ liệu cũng được áp dụng với một số trường hợp: Điện, nước sạch, Bưu chính viễn thông …

Phương thức chuyển đầy đủ dữ liệu HDDT áp dụng cho các trường hợp còn lại.

Hình thức gửi gián tiếp thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ HDDT áp dụng cho phần lớn các doanh nghiệp.

Hình thức gửi trực tiếp sẽ do Tổng cục Thuế lựa chọn áp dụng đối với một số doanh nghiệp: Dùng hóa đơn với số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu quy định.

Các Điều từ Điều 18 đến Điều 22: Liên quan chủ yếu tới nguyên tắc, trách nhiệm xây dựng, thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu về HĐĐT giữa ngành thuế với các cơ quan quản lý liên quan.

Điều 23, Điều 24 và Điều 25 (Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử):

Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT bao gồm: Tổ chức cung cấp dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử ,  Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế .

Điều 23: Điều kiện của Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT:

• Chủ thể: Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp: Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm; đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức; Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
• Tài chính: Có cam kết bảo lãnh của Tổ chức tín dụng hợp pháp tại Việt nam với giá trị trên 5 tỷ đồng;
• Nhân sự: Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật có trình độ Đại học chuyên ngành công nghệ thông tin; có nhân viên kỹ thuật thường trực 24/7 để xử lý kỹ thuật và hỗ trợ người sử dụng.

• Kỹ thuật:
  • Hệ thống thiết bị, kỹ thuật quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. 
  • Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng tại Trung tâm dự phòng cách Trung tâm chính tối thiểu 20 km.
  • Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
  • Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.  + Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Điều 26: Hiệu lực thi hành:   

Thông tư có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019.

• Các văn bản sau có hiệu lực thi hành đến hết ngày 31/10/2020:  Thông tư 32/2011/TT-BTC về HDDT; Thông tư 191/2011/TT-BTC về hóa đơn vận tải; Thông tư 39/2014 (và các Thông tư sửa đổi số 119/2014/TT-BTC, số 26/2015/TT-BTC, Thông tư 37/2017/TT-BTC); Quyết định 1209/QĐ-BTC, Quyết định 526/QĐ-BTC về thí điểm và mở rộng phạm vi thí điểm áp dụng HDDT có mã của cơ quan thuế; Quyết định 2660/QĐ-BTC về gia hạn thực hiện Quyết định 1209/QĐ-BTC.

Điều 27: Xử lý chuyển tiếp:    

• Khi chưa được cơ quan thuế thông báo chuyển sang dùng HDDT thì các DN.. vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo NĐ 51/2010 đến ngày 31/10/2020.
• Khi đã sử dụng HDDT mà phát hiện hóa đơn sử dụng theo NĐ 51/2010 có sai sót thì hai bên mua, bán lập văn bản xác định sai sót, lập HDDT (có mã hoặc không có mã) thay thế cho HĐ có sai sót.

Một vài lưu ý:

• Thời điểm lập hóa đơn xác định theo thời điểm ký số, ký điện tử. Vì vậy, chữ ký số, chữ ký điện tử phải thể hiện ngày tháng năm ký hóa đơn.
• Vì HDDT chỉ phát hành và sử dụng trong năm (từ ngày 01/01 đến 31/12) nên phải xây dựng cách kiểm soát phát hành và lập hóa đơn đúng quy định này.
• Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019 nhưng tới ngày 31/10/2020, các quy định về HDDT hiện hành vẫn có hiệu lực thi hành. Do vậy sẽ phải rất thận trọng khi thực hiện.
• Vì Thông tư 68/2019/TT-BTC chỉ hướng dẫn một số nội dung  của Nghị định 119/2018 NĐ-CP nên khi xử lý công việc cần sử dụng đồng thời 02 văn bản pháp quy này.