Vừa qua, Cục Thuế đã ban hành Công văn 4114/CT-NVT năm 2025 về việc trả lời phản ánh kiến nghị liên quan đến lĩnh vực quản lý thuế.

Theo đó, đối với trường hợp nhiều công ty đứng tên chung một đại diện pháp luật có gặp khó khi đăng ký hóa đơn, Cục Thuế hướng dẫn như sau:

Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, b, c, d khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì không có quy định trường hợp cá nhân là người đại diện pháp luật của nhiều doanh nghiệp đang hoạt động bình thường, không có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ và không thuộc diện rủi ro thì không được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với trường hợp người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân (gọi chung là người nộp thuế) đã từng hoặc đang là người đại diện pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân khác mà người nộp thuế đó có trạng thái mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh, ngừng hoạt động chưa đóng mã số thuế, tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế; hoặc có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ; có rủi ro về thuế cao... thì cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu hoặc thực hiện xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký của người nộp thuế để có căn cứ giải quyết hồ sơ đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Như vậy, không có trường hợp nào quy định việc sẽ gặp khó khi đăng ký hóa đơn nếu một người đại diện pháp luật đứng tên cho nhiều công ty mà sẽ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đó có đang hoạt động bình thường không, có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ không và có thuộc diện rủi ro không.

Nếu không thuộc những trường hợp này thì sẽ được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Có gặp khó khi đăng ký hóa đơn nếu một người đại diện pháp luật đứng tên cho nhiều công ty? 

Không được hủy hóa đơn điện tử dù có sai sót đúng không?

Hiện hành, tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sẽ không hủy hóa đơn đã lập có sai sót mà thay vào đó sẽ sử dụng các phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.

Cụ thể phương án xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót từ 01/6/2025 như sau:

- Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- Trường hợp có sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số. ngày. tháng... năm”.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số. ngày. tháng.. năm”.